企業(yè)年會是企業(yè)年終進(jìn)行總結(jié)、表彰先進(jìn)、規(guī)劃未來的重要活動，也是答謝客戶、開拓市場的合適機(jī)會。制定完備的會議方案和預(yù)算方案是成功舉辦公司年會的關(guān)鍵。
企業(yè)年會根據(jù)不同的會議目標(biāo)，可以制定出針對性很強(qiáng)的年會計劃、年會方案，其宗旨就是規(guī)劃出必須要做的事項，以達(dá)到最好的預(yù)期目標(biāo)。
企業(yè)年會的預(yù)算制定，先規(guī)劃可行預(yù)算，再按既定方案核算安排有關(guān)工作。
公司年會預(yù)算一般包括以下幾項：
1、交通費(fèi)用
包括航班、鐵路、公路、客輪，以及會務(wù)地交通費(fèi)用。包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通。
2、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解。對于會議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。
3、餐飲費(fèi)用
會議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費(fèi)。
事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)。
4、會議場地租金
通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。
5、會議設(shè)施搭建、租賃費(fèi)用
會場制作、會議布置是會議成敗的關(guān)鍵。比如會議背景板、會議舞臺以及其它標(biāo)識背景板是會議全過程的主體設(shè)施，制作搭建是否完美影響會議的全過程。此部分費(fèi)用絕對不能隨便省略。建議找專業(yè)的會展服務(wù)公司進(jìn)行制作搭建。
其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方 分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。
6、視聽設(shè)備、燈光音響系統(tǒng)
主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效 參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
●設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計算
●設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會展服務(wù)商代理
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理
7、演員及節(jié)目
通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。
8、雜費(fèi)
雜費(fèi)是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。
